Hvordan koble Visma til dashboards?

av

Introduksjon

I dagens forretningsverden er rask og presis innsikt i økonomiske og operasjonelle data avgjørende for suksess. Mange bedrifter bruker Visma som sitt primære økonomi- og forretningssystem, men dataene som lagres der kan være utfordrende å analysere og visualisere på en effektiv måte. Uten et godt dashboard blir det ofte nødvendig med manuelle rapporter i Excel, noe som kan være tidkrevende og føre til feil.

Ved å koble Visma til dashboards kan bedrifter få sanntidsoversikt over nøkkeltall som inntekter, utgifter, fakturering, likviditet og prosjektstatus. Dashboards gir ledelsen muligheten til å identifisere trender, oppdage avvik og ta bedre beslutninger – alt basert på oppdaterte og lett tilgjengelige data.

Det finnes flere verktøy som kan integreres med Visma, inkludert Power BI, OneStop Reporting og Tableau. Hver av disse plattformene har ulike fordeler, avhengig av behovet for visualisering, analyse og automatisering. I denne artikkelen vil vi se nærmere på hvordan du kan koble Visma til dashboards, hvilke løsninger som finnes, samt beste praksis for en vellykket integrasjon.

1. Hvorfor koble Visma til dashboards?

Å integrere Visma med et dashboard-verktøy gir en rekke fordeler:

  • Automatiserte rapporter: Slutt på manuelle Excel-eksporteringer og oppdateringer.
  • Sanntidsinnsikt: Økonomiske data oppdateres automatisk i dashboardet.
  • Bedre beslutningsgrunnlag: Visualisering av data gjør det enklere å identifisere trender og muligheter.
  • Brukervennlighet: Gjør det lettere for ansatte å tolke data uten spesialkompetanse.

Mange bedrifter opplever at rapportering blir mer tidseffektiv og nøyaktig etter å ha implementert dashboards.

2. Hvilket dashboard-verktøy bør du velge?

Flere verktøy kan kobles til Visma for å lage dashboards, og valget avhenger av behovene til din virksomhet:

  • Power BI: En av de mest brukte plattformene, tilbyr kraftige visualiseringsmuligheter og sømløs integrasjon med Microsoft-produkter.
  • OneStop Reporting: Spesielt utviklet for Visma-brukere, med ferdige rapporteringsmaler og enkel integrasjon.
  • Tableau: Et avansert visualiseringsverktøy med sterke analysefunksjoner, men krever mer teknisk ekspertise.

Visma har offisielle API-er og tilkoblingsmuligheter for disse plattformene, noe som forenkler integrasjonsprosessen.

3. Koble Visma til Power BI

Power BI er et populært valg for Visma-brukere fordi det gir en sømløs opplevelse med avansert databehandling og visualisering.

Trinnvis guide for å koble Visma til Power BI:

  1. Installer Power BI Adapter for Visma
    • Bruk en Power BI-connector eller API-tilgang for å trekke ut data fra Visma.
    • En offisiell adapter for Visma finnes her: Power BI Adapter for Visma.
  2. Sett opp datakilder i Power BI
    • Velg Hent data i Power BI og koble til Visma via API eller en SQL-database.
    • Autentiser med Visma-kontoen din.
  3. Bygg dashboards
    • Importer nødvendige tabeller og lag visualiseringer basert på regnskap, salg, fakturering eller andre relevante data.
  4. Automatiser oppdateringer
    • Konfigurer automatiske oppdateringer slik at dataene alltid er oppdaterte.

Power BI er ideelt for selskaper som ønsker detaljert analyse og interaktive dashboards.

4. Bruke OneStop Reporting med Visma

OneStop Reporting er en spesialtilpasset løsning for Visma-brukere og tilbyr en enkel måte å lage dashboards og rapporter på.

Steg for å koble Visma til OneStop Reporting:

  1. Opprett datatilkobling
    • Logg inn på OneStop Reporting og koble til Visma via API eller filimport.
    • Bruk veiledningen fra OneStop Reporting.
  2. Lag rapporter og dashboards
    • Velg forhåndsdefinerte maler eller bygg dine egne visualiseringer.
  3. Planlegg automatiserte oppdateringer
    • Sett opp faste oppdateringer for å sikre at dashboardene viser ferske data.

OneStop Reporting er en enkel løsning for de som ønsker minimal konfigurasjon og ferdige maler for økonomirapportering.

5. Integrere Visma med Tableau

Tableau er et kraftig verktøy for avansert dataanalyse og visualisering.

Slik kobler du Visma til Tableau:

  1. Bruk en ODBC-driver
    • Installer en ODBC-kobling for å trekke data fra Visma til Tableau.
    • Sett opp en forbindelse til Visma-databasen via Tableau Desktop.
  2. Importer data
    • Hent økonomidata, salgsdata eller annen relevant informasjon fra Visma.
  3. Lag interaktive dashboards
    • Bruk Tableau’s avanserte grafiske muligheter for å skape brukervennlige visualiseringer.

Tableau passer for bedrifter som har komplekse analyser og trenger avansert visualisering.

6. Automatisering av dataflyt mellom Visma og dashboards

For å sikre at dataene fra Visma alltid er oppdaterte i dashboardet, er det viktig å implementere en automatisert dataflyt. Manuelle eksporteringer og importeringer kan være tidkrevende og øke risikoen for feil. Ved å bruke API-er eller dedikerte integrasjonsverktøy kan dataene overføres sømløst mellom Visma og dashboardet, noe som sikrer at rapportene alltid reflekterer den nyeste informasjonen.

En vanlig løsning er å bruke Visma.net API, som gir direkte tilgang til økonomiske data. Ved hjelp av API-tilkoblinger kan dataene synkroniseres automatisk med verktøy som Power BI eller Tableau, slik at brukerne får sanntidsinnsikt i økonomiske nøkkeltall. I tillegg kan tredjepartsverktøy som Zapier eller Microsoft Power Automate brukes til å opprette automatiserte arbeidsflyter, for eksempel ved å hente inn nye fakturadata eller oppdatere salgsrapporter hver time.

7. Oppsett av tilpassede KPI-dashboards for Visma

For å maksimere verdien av Visma-data i dashboardet er det viktig å designe skreddersydde KPI-dashboards som gir innsikt i relevante nøkkeltall. Hvilke KPI-er som bør inkluderes, avhenger av bedriftens bransje og behov.

Noen vanlige KPI-er for økonomiske dashboards inkluderer:

  • Inntekter og utgifter: Oversikt over bedriftens økonomiske situasjon i sanntid.
  • Likviditetsanalyse: Identifisere kontantstrømmen og sikre at selskapet har nok midler tilgjengelig.
  • Fakturabetalinger: Oppfølging av betalte og ubetalte fakturaer for å redusere mislighold.
  • Prosjektmarginer: Evaluere lønnsomheten til pågående prosjekter.

Et velstrukturert KPI-dashboard hjelper bedrifter med å ta raske og informerte beslutninger. Power BI og Tableau tilbyr kraftige visualiseringsverktøy som gjør det mulig å presentere disse KPI-ene på en oversiktlig måte. Det er også mulig å konfigurere varslinger i dashboardet, slik at brukerne blir informert om økonomiske endringer eller kritiske hendelser i sanntid.

8. Beste praksis for integrasjon

For å sikre en vellykket integrasjon mellom Visma og dashboards, er det viktig å følge disse retningslinjene:

  • Sikre at dataene er oppdaterte: Sett opp automatiske oppdateringer for å unngå utdaterte rapporter.
  • Bruk riktige sikkerhetsinnstillinger: Sørg for at sensitiv informasjon er godt beskyttet.
  • Standardiser rapporteringsmetodene: Definer en fast struktur for hvordan dataene presenteres.
  • Gi opplæring til ansatte: Sørg for at brukerne forstår hvordan de navigerer i dashboardene.

En velimplementert integrasjon sikrer en mer effektiv og nøyaktig rapporteringsprosess.

9. Vanlige utfordringer og løsninger

1. Kompatibilitetsproblemer
Ikke alle versjoner av Visma støtter integrasjon med alle dashboard-verktøy. Oppdater til en kompatibel versjon eller bruk en tredjeparts connector.

2. Manglende sanntidsoppdateringer
Noen løsninger krever manuelle oppdateringer. Sørg for at automatiske oppdateringer er aktivert i dashboard-verktøyet.

3. Sikkerhetsrisikoer
Ved tilkobling til eksterne systemer kan sensitiv informasjon eksponeres. Implementer strenge tilgangsregler og autentisering.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

1. Hvilket dashboard-verktøy er best for Visma?

Valget avhenger av behovene dine:

  • Power BI – Ideelt for interaktive analyser og Microsoft-integrasjon.
  • OneStop Reporting – Skreddersydd for Visma med ferdige maler.
  • Tableau – Passer for avanserte visualiseringer og dypere analyse.

2. Kan jeg koble Visma til dashboards uten en tredjepartsconnector?

Noen Visma-løsninger har API-støtte, men ofte kreves en connector for enkel integrasjon. Power BI Adapter for Visma er et populært valg.

3. Hvor ofte bør dataene oppdateres?

  • Sanntid – For økonomistyring og lagerbeholdning.
  • Daglig – For salg, utgifter og likviditet.
  • Ukentlig/månedlig – For strategiske analyser.

Automatiske oppdateringer kan settes opp i Power BI og Tableau.

4. Trenger jeg teknisk kompetanse for integrasjonen?

  • Enkle løsninger (OneStop Reporting) krever minimal teknisk innsikt.
  • API- og ODBC-løsninger (Power BI, Tableau) krever grunnleggende IT-kunnskap.
  • Avanserte integrasjoner krever utviklerkompetanse.

5. Hvordan sikrer jeg at dataene mine er trygge?

  • Bruk sikre tilkoblinger og totrinnsautentisering.
  • Begrens tilgang til sensitive data.
  • Hold systemene oppdatert med de nyeste sikkerhetsoppdateringene.

6. Hva gjør jeg hvis jeg får problemer med integrasjonen?

  • Sjekk dokumentasjon for dashboard-verktøyet.
  • Test API- eller ODBC-tilkoblingen manuelt.
  • Oppdater programvare og drivere.
  • Kontakt support hos Visma eller dashboard-leverandøren.

Trenger du hjelp? Kontakt Trase for ekspertrådgivning.

7. Kan jeg tilpasse dashboardene etter behov?

Ja, Power BI, Tableau og OneStop Reporting lar deg tilpasse rapporter, KPI-er og varslinger for økonomiske nøkkeltall.

8. Hva er neste steg for å komme i gang?

  1. Velg dashboard-verktøy basert på bedriftens behov.
  2. Sikre kompatibilitet mellom Visma og verktøyet.
  3. Sett opp tilkobling via API, ODBC eller connector.
  4. Lag KPI-dashboards med de viktigste nøkkeltallene.
  5. Implementer sikkerhetstiltak og test løsningen.

For en skreddersydd løsning, kontakt Trase.

8. Konklusjon

Å koble Visma til dashboards gir virksomheter et kraftig verktøy for bedre beslutningsstøtte, automatisert rapportering og sanntidsinnsikt i økonomiske data. En slik integrasjon kan drastisk redusere behovet for manuelle prosesser, samtidig som den sikrer at virksomheten alltid har oppdaterte og nøyaktige tall tilgjengelig.

Uansett om du velger Power BI for avanserte analyser, OneStop Reporting for enkel Visma-integrasjon, eller Tableau for interaktive visualiseringer, vil et godt oppsett bidra til en mer datadrevet forretningsstrategi. For å sikre at integrasjonen fungerer optimalt, er det viktig å implementere gode sikkerhetsrutiner, sikre høy datakvalitet og gi ansatte nødvendig opplæring i de nye verktøyene.

For mange bedrifter kan det være en utfordring å koble Visma til dashboards på egen hånd. Trenger du hjelp med å sette opp en effektiv integrasjon? Kontakt Trase for rådgivning og skreddersydde løsninger tilpasset din virksomhets behov.